Procédure pour éviter les aller/retours de demandes et de confirmations :
Pour chaque personne qui arrive dans votre organisation, il faut impérativement un mail avec les éléments suivants, à envoyer à ticket@tranbert.com :
- le prénom de la personne
- le nom de la personne
- l'adresse mail souhaitée, sans la partie @--- si possible
- La structure ou société de rattachement.
- La date d'activation du compte.
- Le type de Licence Office demandée : basique (adresse mail seule) ou standard (adresse mail plus logiciels office 365).
- Éventuellement les accès autorisés aux dossiers et les délégations : SharePoint, compte mails ou partages réseau dans le cas d'un NAS ou serveur local
Envoyez vos demandes quelques jours avant l'arrivée de la personne, c'est plus sûr...
Et en cas de départ d'une structure, voici la marche à suivre :
Pour chaque personne qui quitte l'organisation, il faut impérativement un mail avec les éléments suivants, à envoyer à ticket@tranbert.com :
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Demander de manière formelle la
désactivation de l’accès au compte en le nommant de manière explicite et en indiquant la date et l'heure de la désactivation.
- Donner la liste des/de la personne/s qui vont éventuellement reprendre la boite mail pour le suivi (autorisation de délégation) et la réception des nouveaux mails qui peuvent toujours arriver après le départ du collaborateur.
- Indiquer si la licence Office peut être libérée. Si c'est le cas, les éventuels logiciels Office installés via cette licence sur tous les terminaux de la personne seront désactivés dans un délai de quelques jours.
Les données des comptes désactivés ne sont jamais supprimées, ces données sont toujours sur les serveurs Microsoft, mais inaccessibles sauf si une délégation de droits sur le compte d'origine est demandée.