Boîte mail personnelle (utilisateur)
C'est votre boîte à vous, liée à votre compte. Elle a son propre identifiant et son propre mot de passe, et vous pouvez vous y connecter directement.
Boîte partagée
Une boîte partagée n'a ni identifiant ni mot de passe : on ne s'y connecte pas directement. Elle est accessible uniquement grâce à des droits d'accès rattachés à votre compte personnel. Plusieurs personnes peuvent la lire et y répondre (par exemple contact@ ou compta@), et les messages envoyés peuvent partir au nom de la boîte partagée plutôt qu'au vôtre. Tout est géré par le serveur Microsoft 365 : elle apparaît automatiquement dans Outlook, sans configuration de votre part.
Groupe (liste de diffusion / groupe Microsoft 365)
Un groupe n'est pas une boîte que l'on consulte : c'est une adresse qui redistribue les messages reçus à tous ses membres, dans leur propre boîte personnelle. Chacun reçoit donc sa copie. Un groupe Microsoft 365 ajoute en plus un espace collaboratif (conversations, calendrier et fichiers partagés).
En résumé
| Boîte personnelle | Boîte partagée | Groupe | |
|---|---|---|---|
| Connexion directe (mot de passe) | Oui | Non | Non |
| Où arrivent les messages | Dans votre boîte | Dans la boîte partagée, visible par tous les membres | Copie dans la boîte de chaque membre |
| Un seul exemplaire du message | Oui | Oui | Non, une copie par membre |
| Envoi au nom de l'adresse | Non | Oui | Selon configuration |
| Apparaît dans Outlook | Oui | Oui, automatiquement (délai jusqu'à 1 h) | Dans votre boîte de réception |